Dofinansowanie posiłków

Prawidłowe odżywianie jest jednym z podstawowych warunków wydajnej pracy. W przypadku niektórych grup pracowników pracodawcy mają nawet obowiązek zapewnienia nieodpłatnych posiłków  profilaktycznych. Dotyczy to osób zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, wykonujących prace związane z dużym wysiłkiem fizycznym, prace pod ziemią oraz zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych. Ponadto wszyscy pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów.

W ostatnich latach coraz więcej pracodawców decyduje się na dofinansowanie posiłków lub na ich nieodpłatne dostarczanie pracownikom. Standardem w firmach jest już obecnie nieodpłatny dostęp do kawy czy herbaty. Część firm dostarcza pracownikom także warzywa i owoce, inne decydują się na dofinansowanie jednego ciepłego posiłku w ciągu dnia pracy. Duże zakłady produkcyjne mają zazwyczaj stołówki pracownicze, w których można nabyć dofinansowany przez pracodawcę posiłek, z kolei mniejsze firmy w okresie zwiększonego obciążenia pracą dostarczają pracownikom gotowe posiłki lub produkty, z których mogą je przyrządzić w firmowej kuchni czy pomieszczeniu socjalnym.  Popularnym świadczeniem stają się kupony żywieniowe lub karty umożliwiające swobodny wybór miejsca, pory, a także rodzaju posiłku spośród oferowanych przez różne lokale. 

Rosnąca popularność zdrowego odżywiania sprawia, że pracodawcy zaczynają także przywiązywać coraz większą wagę do jakości posiłków oferowanych pracownikom. Zdarza się, że udostępniają informacje o liczbie kalorii czy pochodzeniu produktów, z których te posiłki zostały przyrządzone. 

Spotkanie przy wspólnym posiłku pełni w wielu firmach ważną funkcję integracyjną.

Wszyscy pracownicy.

Każda firma – bez względu na wielkość i charakter prowadzonej działalności – może zapewniać pracownikom dostęp do napojów i/lub w jakimś stopniu dofinansowywać spożywane przez niego w pracy posiłki. 

Koszty dofinansowania napojów i posiłków spożywanych przez pracowników w pracy są uzależnione od przyjętego rozwiązania, liczby pracowników oraz skali i źródła dofinansowania.  

Drobne artykuły spożywcze, tj. kawa, herbata, cukier i woda, z których pracownicy korzystają podczas pracy są finansowane ze środków obrotowych pracodawcy, podobnie jak zamawiane przez niego od czasu do czasu dla pracowników posiłki (np. pizza). Ich koszty mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym jako przychód ze stosunku pracy, ponieważ trudno określić, w jakim stopniu skorzystał z nich konkretny pracownik. 

Jeśli dofinansowanie posiłków jest stałą praktyką – w firmie działa stołówka zakładowa, dostarczane są do niej codziennie na potrzeby pracowników posiłki albo pracodawca zapewnia pracownikom bony czy karty żywieniowe,- dofinansowanie może pochodzić z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych  (forma pomocy materialnej) albo – ponownie – ze środków obrotowych.  Jeśli dofinansowanie pochodzi z ZFŚS trzeba pamiętać o jego zróżnicowaniu w zależności od sytuacji materialnej pracownika oraz o tym, że takie dofinansowanie musi wynikać bezpośrednio z regulaminu ZFŚS. UWAGA!  Ze środków ZFŚS nie mogą być finansowane posiłki profilaktyczne, które pracodawcy muszą dostarczać zgodnie z przepisami wybranym grupom pracownikom. Nie stanowią one bowiem działalności socjalnej, ale obowiązek pracodawcy.  

Bez względu na źródło dofinansowania, jeśli dotyczy ono konkretnej osoby, po jej stronie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu. 

Świadczenia związane z zapewnieniem pracownikom posiłków, w tym bony żywieniowe są zwolnione z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne do kwoty 190 zł miesięcznie na jednego pracownika. Jeżeli wartość posiłków, które pracodawca zapewnia pracownikom przekroczy tę kwotę, wówczas trzeba oprowadzić składki od nadwyżki.

• Dofinansowanie posiłków jest bardzo atrakcyjnym świadczeniem, ale warto się przygotować na to, że części pracowników nie będzie odpowiadało zaproponowane menu. 
• Wzrost kosztów stałych przypadających na pracownika bez zwiększenia jego wydajności. 

• Uruchomienie własnej stołówki do duży koszt, a dodatkowo trzeba spełnić szereg wymagań sanepidu. Chcąc zapewnić posiłki pracownikom warto rozważyć podjęcie współpracy z firmą cateringową, która specjalizuje się przygotowaniu i dostarczaniu gotowych posiłków. Oferta w tym zakresie jest bardzo bogata. 

Jakie są zasady przyznawania świadczeń z funduszu socjalnego i czy są one oskładkowane i opodatkowane? <link>
A także: 

• Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
• Par. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279).